Politique de confidentialité

StratHR Solutions Inc. s'engage à protéger et à sauvegarder la vie privée des personnes dans tous les aspects de ses activités commerciales. La confidentialité des renseignements personnels est la pierre angulaire de notre entreprise. StratHR Solutions a mis en œuvre une politique de confidentialité afin de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2004, ainsi qu'à d'autres lois applicables dans d'autres provinces. La politique de confidentialité énonce les principes et les lignes directrices que StratHR Solutions a adoptés pour la gestion des renseignements personnels de ses clients (sociétés, organisations et personnes qui achètent des services à StratHR Solutions), de ses clients (personnes qui utilisent les services de transition de carrière de StratHR Solutions), de ses employés et de ses sous-traitants. La politique de confidentialité est fondée sur les principes du Code type sur la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation (les " principes de confidentialité "). Les renseignements personnels sont définis comme des renseignements sur une personne identifiable. Les renseignements personnels que StratHR Solutions peut utiliser sont les suivants :
Pour les clients - les renseignements personnels peuvent comprendre des renseignements sur leurs employés actuels (poste, rémunération, évaluation du rendement, durée de service, antécédents professionnels, plans de carrière, résultats d'évaluation ou formation), sur leurs anciens employés (utilisation de nos services), sur les bons de commande, sur les factures ou sur tous les documents relatifs à nos relations d'affaires. Ces informations sont utilisées pour gérer la relation commerciale avec le client et pour permettre à StratHR Solutions d'effectuer des missions au nom du client.
Pour les candidats - il peut s'agir de coordonnées, de services fournis, de comptes rendus de réunions de consultants, de curriculum vitae, de préférences en matière d'emploi, de plans de recherche d'emploi, de références ou de résultats d'évaluation. Pour les candidats en transition de carrière, ces informations sont utilisées pour aider le candidat à planifier et à exécuter une recherche d'emploi efficace.
Pour les employés et les sous-traitants de StratHR Solutions Inc. il peut s'agir de coordonnées, d'évaluations du rendement, d'antécédents professionnels, d'arrangements en matière d'emploi, de participation à des régimes d'avantages sociaux, de plans de carrière et de résultats d'évaluation.
Les informations personnelles ne comprennent pas les informations accessibles au public, telles que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique d'une personne, lorsqu'ils figurent dans un annuaire ou sont mis à disposition par l'intermédiaire d'un service d'assistance téléphonique ou d'autres sources similaires, ou qui sont le nom, le titre, l'adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d'un employé d'une organisation.

1. L'obligation de rendre compte : StratHR Solutions est responsable de tous les renseignements personnels des clients, des candidats et des employés en sa possession et sous son contrôle. StratHR Solutions a désigné un responsable de la protection de la vie privée pour superviser la conformité de l'organisation à sa politique de protection de la vie privée et à la législation applicable en matière de protection de la vie privée. D'autres personnes au sein de StratHR Solutions Inc. sont chargées de la collecte et de la gestion quotidiennes des renseignements personnels des clients, des candidats et des employés. StratHR Solutions a établi des politiques et des procédures pour mettre en œuvre et respecter sa politique de confidentialité, y compris des lignes directrices et des procédures internes relatives à la collecte, au traitement, au stockage et à la destruction des informations personnelles. Le personnel de StratHR Solutions a reçu l'éducation et la formation nécessaires pour protéger les informations personnelles et pour traiter les plaintes relatives à la protection de la vie privée. StratHR Solutions est responsable de toute information personnelle transférée à des tiers pour un service ou un traitement en son nom. StratHR Solutions utilise des moyens contractuels pour assurer un niveau de protection approprié pour ces informations transférées. Les parties qui établissent une relation commerciale avec StratHR Solutions Inc. peuvent être tenues de signer un accord de non-divulgation pour protéger la confidentialité des informations divulguées à ces parties pendant la durée et après la résiliation ou l'expiration de cet accord. StratHR Solutions peut examiner les politiques et les procédures de toute tierce partie en ce qui concerne les renseignements personnels afin de protéger les renseignements personnels pendant qu'ils sont traités par une tierce partie.

2. Identifier les finalités de la collecte d'informations à caractère personnel : Les objectifs pour lesquels les informations personnelles sont collectées seront identifiés par StratHR Solutions au moment de la collecte des informations ou avant, à moins que ces objectifs ne soient évidents. StratHR Solutions veillera à ce que les objectifs pour lesquels les informations personnelles sont collectées et la manière dont les informations peuvent être utilisées soient clairs pour l'individu. Dans certains cas, l'objectif sera clair dans le contexte de l'interaction, dans d'autres circonstances, une explication écrite ou verbale peut être nécessaire. En général, StratHR Solutions Inc. ne recueille des renseignements personnels qu'aux fins suivantes :

- Établir et maintenir des relations commerciales responsables avec les clients et fournir un service et des offres continus ;

- Comprendre les besoins des clients et des candidats ;

- Développer, améliorer, commercialiser ou fournir des produits et des services ;

- Gérer et développer les activités et les opérations de StratHR Solutions, y compris les questions relatives au personnel et à l'emploi ;

- satisfaire aux exigences légales et réglementaires, y compris les exigences ou les demandes des agences gouvernementales ou en vertu d'une citation à comparaître ou d'autres procédures judiciaires.

La politique de confidentialité n'impose aucune limite à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation d'informations accessibles au public, telles que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique d'une personne, lorsqu'ils figurent dans un annuaire ou sont disponibles par le biais de l'assistance-annuaire ou d'une autre source similaire, ou qu'il s'agit du nom, du titre, de l'adresse professionnelle ou du numéro de téléphone d'un employé d'une organisation. Les clients de StratHR Solutions peuvent obtenir et, dans certains cas, exiger des informations personnelles concernant les employés de StratHR Solutions. Ces informations peuvent être obtenues et ou utilisées à des fins de communications professionnelles et d'emploi, de gestion des installations et de l'équipement, de surveillance vidéo, de gestion de l'hébergement, de gestion des voyages ou des transports, de gestion de la santé, de la sécurité et de la sûreté, de communications sociales et de traitement des dépenses et des paiements de factures. Si les informations personnelles d'un client, d'un candidat, d'un contractant ou d'un employé doivent être utilisées ou divulguées à des fins qui ne figurent pas dans la liste ci-dessus et pour lesquelles le client, le candidat, le contractant ou l'employé n'a pas donné son consentement au préalable, les informations personnelles ne seront pas utilisées ou divulguées sans que la nouvelle finalité n'ait été identifiée et que le consentement n'ait été obtenu au préalable.

3. L'obtention du consentement : StratHR Solutions ne recueillera pas, n'utilisera pas et ne divulguera pas les informations personnelles d'une personne sans que celle-ci le sache et y consente, sauf dans certaines circonstances limitées autorisées par la loi, comme lorsque la santé immédiate d'une personne est en danger, ou en relation avec la violation d'un accord ou d'une loi. La collecte, l'utilisation ou la divulgation d'informations personnelles sont subordonnées à l'information et au consentement de la personne concernée, sauf dans les cas mentionnés ci-dessous. Le consentement peut être explicite, implicite ou donné par l'intermédiaire d'un représentant autorisé. Pour déterminer la forme de consentement appropriée, il est tenu compte de la sensibilité des informations et des attentes raisonnables de la personne. Le consentement implicite est généralement approprié lorsque les informations sont moins sensibles. Tout consentement, y compris tout consentement implicite, s'appliquera aux informations déjà en possession de StratHR Solutions à la date du consentement. StratHR Solutions fait des efforts raisonnables pour informer ses clients, ses candidats, ses entrepreneurs et ses employés de la manière dont les renseignements personnels recueillis seront utilisés et divulgués. Pour atteindre cet objectif, les fins auxquelles les informations seront utilisées, si elles ne sont pas évidentes, seront expliquées de manière à ce que la personne puisse raisonnablement comprendre comment les informations seront utilisées ou divulguées. En règle générale, le consentement à l'utilisation et à la divulgation des informations personnelles est demandé au moment de leur collecte. Dans certaines circonstances, cependant, StratHR Solutions peut identifier une nouvelle finalité et demander le consentement pour utiliser et divulguer les informations personnelles après qu'elles ont été collectées. Une personne peut retirer son consentement à l'utilisation des informations personnelles à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. StratHR Solutions informera les individus des implications, le cas échéant, du retrait du consentement et de la manière de le faire. Exceptions à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation sans consentement Des renseignements personnels peuvent être recueillis à l'insu de la personne concernée et sans son consentement dans les cas suivants :

- La collecte est clairement dans l'intérêt de la personne et le consentement ne peut être obtenu en temps utile ;

- Il est raisonnable de s'attendre à ce que la collecte effectuée au su ou avec le consentement de la personne concernée compromette la disponibilité ou l'exactitude des informations et la collecte est raisonnable à des fins liées à une enquête sur la violation d'un accord ou la contravention au droit du Canada ou d'une province ;

- Les informations sont accessibles au public et sont précisées par les règlements.

Les informations personnelles peuvent être utilisées à l'insu ou sans le consentement de la personne concernée si

- Dans le cadre de ses activités, StratHR Solutions prend connaissance d'informations dont elle a des motifs raisonnables de penser qu'elles pourraient être utiles dans le cadre d'une enquête sur une infraction au droit du Canada, d'une province ou d'une juridiction étrangère qui a été, est ou va être commise, et les informations sont utilisées dans le but d'enquêter sur cette infraction ;

- Il est utilisé pour agir en cas d'urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d'une personne ;

- Elles sont utilisées à des fins statistiques ou d'étude scientifique ou de recherche qui ne peuvent être réalisées sans utiliser les informations, les informations sont utilisées de manière à garantir leur confidentialité, il est impossible d'obtenir le consentement et StratHR Solutions informe le commissaire à la protection de la vie privée de l'utilisation des informations avant qu'elles ne soient utilisées ;

- Il est accessible au public et est spécifié par les règlements ;

- Il a été collecté en vertu du paragraphe (a)(i) ou (ii) ci-dessus.

Les informations personnelles peuvent être divulguées à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement si la divulgation est.. :

- à un avocat ou à un notaire dans la province de Québec ou, dans toute autre province, à un avocat qui représente l'organisation ;

- Dans le but de recouvrer une dette due par l'individu à StratHR Solutions Inc ;

- Obligation de se conformer à une citation à comparaître, à un mandat délivré ou à une ordonnance rendue par un tribunal, une personne ou un organisme compétent pour exiger la production d'informations, ou de se conformer aux règles du tribunal relatives à la production de documents ;

- à une institution gouvernementale ou à une partie d'une institution gouvernementale ou à un organisme d'enquête qui a présenté une demande d'information et qui a indiqué qu'il était légalement autorisé à obtenir l'information.

- à une personne qui a besoin des informations en raison d'une situation d'urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d'un individu et, si l'individu concerné par les informations est en vie, l'organisation l'informe par écrit sans délai de la divulgation ;

- Les informations qui sont accessibles au public et qui sont spécifiées par les règlements ;

- Effectuée par un organisme d'enquête et la divulgation est raisonnable à des fins liées à une enquête sur la violation d'un accord ou la contravention au droit du Canada ou d'une province ;

Ou - exigé par la loi.

4. Limiter la collecte d'informations personnelles : StratHR Solutions ne recueillera que la quantité et le type d'informations personnelles nécessaires aux fins qu'elle a identifiées. Les renseignements personnels sont recueillis par des moyens justes et légaux. Bien que StratHR Solutions recueille des renseignements personnels principalement auprès des clients, des candidats, des entrepreneurs et des employés, elle peut également recueillir des renseignements personnels auprès d'autres sources telles que les agences d'évaluation du crédit ou d'autres tierces parties qui déclarent avoir le droit de divulguer les renseignements.

5. Limiter l'utilisation, la divulgation et la conservation des informations personnelles : Les renseignements personnels que StratHR Solutions recueille sont utilisés ou divulgués uniquement aux fins précisées ci-dessus ou pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne ne donne son consentement ou que la loi ne l'exige. StratHR Solutions peut divulguer des renseignements personnels sans consentement lorsque la loi l'exige, par exemple dans le cas de citations à comparaître, de mandats de perquisition, d'autres ordonnances judiciaires et gouvernementales, ou de demandes émanant d'autres parties qui ont un droit légal aux renseignements personnels, ou pour protéger la sécurité et l'intégrité de son réseau ou de son système. Dans de telles circonstances, les intérêts de la personne sont protégés en veillant à ce que les ordonnances ou les demandes semblent conformes aux lois en vertu desquelles elles ont été émises et à ce que StratHR Solutions ne divulgue que les informations personnelles qui sont légalement requises, et rien de plus. Le client, le candidat, l'entrepreneur ou l'employé peut être avisé qu'une ordonnance exigeant la divulgation a été reçue, si la loi le permet. StratHR Solutions peut divulguer des informations à :

- Toute personne qui, selon son jugement raisonnable, cherche à obtenir l'information en tant qu'agent du client ou de l'employé concerné ;

- Une personne impliquée directement ou indirectement dans la fourniture du produit ou du service à un client ou à un employé, y compris, sans s'y limiter, nos agents de vente et de marketing, notre équipe administrative chargée de l'impression et de l'envoi des factures, nos fournisseurs d'avantages sociaux et de pensions, et à condition que cette personne soit tenue de garder les informations confidentielles ;

- Une personne engagée par StratHR Solutions pour collecter des montants qui lui sont dus ou pour faire respecter les droits de StratHR Solutions en vertu de ses conditions générales, si les informations sont nécessaires et ne doivent être utilisées qu'à cette fin et si cette personne est tenue de garder ces informations confidentielles. StratHR Solutions peut partager des informations avec des entrepreneurs potentiels ou des investisseurs potentiels de StratHR Inc. StratHR Solutions peut fournir des informations, y compris des informations sur les clients, comme garantie d'un investissement dans StratHR Solutions Inc. StratHR Solutions peut fournir des informations, y compris des informations sur les clients, à des tiers qui achètent des actifs de StratHR Solutions lorsque ces informations sont pertinentes pour les actifs vendus. Seuls les employés qui ont un besoin professionnel de savoir, ou dont les fonctions l'exigent, ont accès aux informations personnelles des clients, des candidats, des entrepreneurs et des employés. StratHR Solutions ne conservera les informations personnelles qu'aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés. Selon les circonstances, les informations personnelles utilisées pour prendre une décision concernant un client, un candidat, un entrepreneur ou un employé sont conservées suffisamment longtemps pour permettre au client ou à l'employé d'accéder aux informations après que la décision a été prise. StratHR Solutions a établi des lignes directrices et des procédures raisonnables pour la conservation des informations et des dossiers, et toute information personnelle qui n'est plus nécessaire aux fins identifiées ou aux exigences légales sera détruite, effacée ou rendue anonyme dans un délai raisonnable.

6. Garantir l'exactitude des informations personnelles : StratHR Solutions fera des efforts raisonnables pour s'assurer que les informations personnelles des individus sont aussi exactes, complètes et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles elles doivent être utilisées. Les informations personnelles ne seront pas mises à jour sans le consentement de l'individu et elles ne seront mises à jour que si cela est nécessaire pour l'utilisation continue des informations personnelles. StratHR Solutions fera des efforts raisonnables pour obtenir des informations de la part des personnes afin de mettre à jour les informations dont elle dispose si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations ont été collectées. Une fois qu'une personne a été informée par StratHR Solutions que les informations personnelles détenues par StratHR Solutions à son sujet sont inexactes, StratHR Solutions mettra à jour les informations dès que possible.

7. Protection des informations personnelles : StratHR Solutions protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de protection correspondant à leur degré de sensibilité. StratHR Solutions a mis en place des mesures de protection appropriées pour protéger les informations personnelles contre des risques tels que la perte ou le vol, l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisés. Les employés et les sous-traitants de StratHR Solutions sont sensibilisés à la nécessité de préserver la confidentialité de toutes les informations personnelles. Les méthodes de protection utilisées par StratHR Solutions sont les suivantes :

- Des mesures physiques, par exemple des classeurs verrouillés et un accès limité aux bureaux ;

- des mesures organisationnelles, par exemple la limitation de l'accès sur la base du "besoin de savoir" ; et

- Des mesures technologiques, par exemple l'utilisation de mots de passe et de cryptage.

7. StratHR Solutions veillera à ce que ses employés ou sous-traitantsLes employés et les sous-traitants qui sont en contact avec des informations personnelles sont formés à la protection appropriée des informations personnelles et sont conscients de l'importance du maintien de la confidentialité des informations personnelles. Les employés et les sous-traitants sont tenus de respecter la présente politique de protection de la vie privée.

8. Mettre à la disposition des clients, des candidats, des contractants et des employés des informations sur les politiques et les procédures : Les politiques et les pratiques de StratHR Solutions en matière de protection des renseignements personnels sont mises à la disposition des clients, des candidats, des entrepreneurs, des employés et du grand public. La politique de confidentialité de StratHR Solutions est affichée sur le site Web de StratHR Solutions et informe les personnes sur le type de renseignements personnels qu'elle recueille, sur l'utilisation qui en est faite et sur les personnes à qui ces renseignements sont divulgués.

9. Permettre l'accès aux informations personnelles : Lorsque les clients, les candidats, les entrepreneurs ou les employés le demandent, StratHR Solutions leur divulgue les renseignements personnels qu'elle détient à leur sujet, l'usage qui en est fait et les personnes à qui ils ont été divulgués, et leur donne un accès raisonnable à leurs renseignements. StratHR Solutions fournira une liste des tiers auxquels elle a pu divulguer les informations personnelles lorsqu'il n'est pas possible de fournir une liste réelle. Les informations erronées ou incomplètes seront modifiées et les informations modifiées seront transmises aux tiers le cas échéant. Tout litige concernant la modification d'un dossier sera enregistré et les détails des données contestées seront communiqués aux tiers, le cas échéant. Toutefois, dans certaines situations, StratHR Solutions peut ne pas être en mesure de donner aux candidats, aux entrepreneurs ou aux employés l'accès à toutes les informations personnelles qu'elle détient sur le client, le candidat, l'entrepreneur ou l'employé. Cela peut être le cas, par exemple, lorsque les informations sont déraisonnablement coûteuses à fournir, que les informations contiennent des références à d'autres personnes, que les informations ne peuvent pas être divulguées pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale, ou que les informations sont soumises au privilège avocat-client ou au privilège relatif aux litiges. StratHR Solutions expliquera par écrit les raisons du refus d'accès et les recours dont dispose le client, le candidat, l'entrepreneur ou l'employé. StratHR Solutions fera des efforts raisonnables pour répondre à la demande d'accès d'une personne à ses informations personnelles au plus tard 30 jours après réception de la demande écrite, et ce à un coût minime ou nul. La personne sera informée de toute prolongation du délai et de son droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée. StratHR Solutions ne peut pas donner accès à des informations personnelles à une personne si cela risque de révéler des informations personnelles sur un tiers, sauf si.. :

- Les informations concernant le tiers peuvent être dissociées du dossier contenant les informations relatives à la personne, auquel cas elles seront dissociées avant que l'accès ne soit accordé ;

- Le tiers consent à l'accès ; ou

- L'individu a besoin des informations parce que sa vie, sa santé ou sa sécurité est menacée.

L'accès aux informations personnelles n'est pas accordé si

a) les informations sont protégées par le secret professionnel ;

b) cela révélerait des informations commerciales confidentielles ;

- On peut raisonnablement s'attendre à ce que cela menace la vie ou la sécurité d'une autre personne ; ou

- Les informations ont été générées dans le cadre d'une procédure formelle de résolution des litiges.

- Un client peut obtenir des informations ou demander l'accès à ses informations personnelles en contactant un représentant de StratHR Solutions au bureau de StratHR Solutions Inc.

- Un employé peut obtenir des informations ou demander l'accès à son dossier personnel en contactant le responsable de la protection de la vie privée de StratHR Solutions.

10. Traitement des plaintes et des questions : Les clients, les candidats, les entrepreneurs ou les employés peuvent contester la conformité de StratHR Solutions à sa politique de confidentialité. StratHR Solutions a mis en œuvre une politique interne d'escalade pour traiter la réception, l'enquête et les réponses aux plaintes et aux questions concernant les problèmes de protection de la vie privée. Toutes les plaintes et les questions seront traitées en temps opportun, compte tenu des circonstances. Toutes les plaintes feront l'objet d'une enquête et des mesures appropriées seront prises pour corriger les politiques et pratiques déficientes. Les clients, candidats, contractants ou employés ont le droit de contacter le Commissaire à la protection de la vie privée en cas de litige. Toute plainte ou préoccupation concernant les informations personnelles et la présente politique de confidentialité peut être adressée à StratHR Solutions :

StratHR Solutions Inc.

Unité #208-62 Hargrave street, Winnipeg, MB R3C 1N1

Téléphone :  (204) 221-9757

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