Політика конфіденційності

StratHR Solutions Inc. зобов'язується захищати та забезпечувати конфіденційність приватного життя людей у всіх аспектах нашої діяльності. Зберігання особистої інформації в суворій конфіденційності є наріжним каменем нашого бізнесу. StratHR Solutions впровадила Політику конфіденційності відповідно до Закону про захист особистої інформації та електронних документів (PIPEDA), який набув чинності 1 січня 2004 року, а також інших чинних законів, які можуть застосовуватися в інших провінціях. Політика конфіденційності встановлює принципи і правила, які StratHR Solutions прийняла для управління особистою інформацією своїх клієнтів (корпорацій, організацій і приватних осіб, які купують послуги у StratHR Solutions), клієнтів (приватних осіб, які користуються послугами з кар'єрного росту від StratHR Solutions), співробітників і підрядників StratHR Solutions Inc. Політика конфіденційності базується на принципах Типового кодексу захисту персональної інформації Канадської асоціації стандартів ("Принципи конфіденційності"). Персональна інформація визначається як інформація про фізичну особу, яку можна ідентифікувати. Персональна інформація, яку може використовувати StratHR Solutions, включає в себе
Для Клієнтів - особиста інформація може включати інформацію про їхніх нинішніх співробітників (посада, компенсація, оцінка роботи, стаж роботи, історія працевлаштування, кар'єрні плани, результати оцінювання або навчання), колишніх співробітників (використання наших послуг), замовлення на придбання, рахунки-фактури або будь-які записи про взаємодію з нами. Ця інформація використовується для управління діловими відносинами з Клієнтом і дозволяє StratHR Solutions виконувати завдання від імені Клієнта.
Для кандидатів - це може включати контактну інформацію, надані послуги, записи зустрічей з консультантами, інформацію про резюме, уподобання щодо працевлаштування, плани пошуку роботи, рекомендації або результати оцінювання. Для кандидатів на зміну професії ця інформація використовується для того, щоб допомогти кандидату спланувати та здійснити ефективний пошук роботи.
Для співробітників і підрядників StratHR Solutions Inc. це може включати контактну інформацію, оцінки результатів роботи, історію трудової діяльності, трудові угоди, участь у програмах соціального забезпечення, кар'єрні плани та результати оцінювання.
Персональна інформація не включає загальнодоступну інформацію, таку як ім'я, адреса, номер телефону та електронна адреса особи, якщо вона вказана в довіднику або доступна через довідкову службу чи інші подібні джерела, або якщо це ім'я, посада, робоча адреса чи номер телефону працівника організації.

1. Підзвітність: StratHR Solutions несе відповідальність за всю особисту інформацію клієнтів, кандидатів та співробітників, яка знаходиться у її розпорядженні та під її контролем. StratHR Solutions призначила співробітника з питань конфіденційності для нагляду за дотриманням організацією своєї Політики конфіденційності та чинного законодавства про конфіденційність. У компанії StratHR Solutions Inc. є й інші особи, які відповідають за щоденний збір та управління персональною інформацією клієнтів, кандидатів та співробітників. StratHR Solutions встановила політику та процедури для впровадження та дотримання своєї Політики конфіденційності, включаючи внутрішні інструкції та процедури, що стосуються збору, обробки, зберігання та знищення особистої інформації. Співробітники StratHR Solutions пройшли навчання та тренінги щодо захисту особистої інформації та того, як розглядати скарги з питань конфіденційності. StratHR Solutions несе відповідальність за будь-яку особисту інформацію, передану третім особам для надання послуг або обробки від її імені. StratHR Solutions використовує договірні засоби для забезпечення належного рівня захисту такої переданої інформації. Сторонам, які вступають у ділові відносини з StratHR Solutions Inc. може бути запропоновано підписати угоду про нерозголошення для захисту конфіденційності інформації, розкритої таким сторонам, протягом терміну дії та після припинення або закінчення терміну дії такої угоди. StratHR Solutions може вивчати політику і процедури будь-якої третьої сторони щодо персональної інформації з метою захисту персональної інформації під час її обробки третьою стороною.

2. Визначення цілей збору персональних даних: Цілі, для яких збирається особиста інформація, будуть визначені StratHR Solutions під час або до моменту збору інформації, якщо тільки такі цілі не є очевидними. StratHR Solutions гарантує, що цілі, для яких збирається особиста інформація, і спосіб, у який ця інформація може бути використана, будуть зрозумілі особі. У деяких випадках мета буде зрозуміла з контексту взаємодії, в інших випадках може знадобитися письмове або усне пояснення. Як правило, StratHR Solutions Inc. збирає особисту інформацію тільки для наступних цілей:

- Встановлювати та підтримувати відповідальні комерційні відносини з клієнтами та надавати постійні послуги та пропозиції;

- Розуміти потреби клієнтів і кандидатів;

- Розробляти, вдосконалювати, продавати або надавати продукти та послуги;

- Керувати та розвивати бізнес та операції StratHR Solutions, включаючи питання персоналу та працевлаштування;

- Для виконання законодавчих та регуляторних вимог, включаючи вимоги або запити державних органів, або відповідно до повістки до суду чи інших судових процедур.

Політика конфіденційності не накладає жодних обмежень на збір, використання або розкриття інформації, яка є загальнодоступною, наприклад, ім'я, адреса, номер телефону та електронна адреса особи, якщо вона вказана в довіднику або доступна через довідкову службу чи інше подібне джерело, або якщо це ім'я, посада, робоча адреса чи номер телефону співробітника організації. Клієнти StratHR Solutions можуть отримувати і, в деяких випадках, можуть вимагати особисту інформацію, що стосується співробітника StratHR Solutions. Така інформація може бути отримана та/або використана з метою ділового та трудового спілкування, управління приміщеннями та обладнанням, відеоспостереження, управління житлом, управління поїздками або транспортом, управління охороною здоров'я, безпекою та охороною праці, соціальними комунікаціями, а також для обробки витрат та оплати рахунків-фактур. У випадку, якщо особиста інформація клієнта, кандидата, підрядника або працівника повинна бути використана або розкрита з метою, яка не перерахована вище, і щодо якої клієнт, кандидат, підрядник або працівник раніше не надав своєї згоди, особиста інформація не буде використана або розкрита без попереднього визначення нової мети та отримання згоди.

3. Отримання згоди: StratHR Solutions не збирає, не використовує і не розкриває особисту інформацію особи без її відома і згоди, за винятком певних обмежених обставин, дозволених законом, наприклад, коли існує безпосередня загроза здоров'ю особи, або у зв'язку з порушенням угоди або закону. Поінформованість та згода особи є обов'язковими для збору, використання або розкриття особистої інформації, за винятком випадків, зазначених нижче. Згода може бути виражена, матися на увазі або надана через уповноваженого представника. При визначенні відповідної форми згоди береться до уваги чутливість інформації та обґрунтовані очікування особи. Згода, що мається на увазі, як правило, доречна, коли інформація є менш чутливою. Будь-яка згода, включаючи будь-яку неявну згоду, буде застосовуватися до інформації, яка вже знаходиться у володінні StratHR Solutions на дату надання згоди. StratHR Solutions докладає розумних зусиль для інформування своїх клієнтів, кандидатів, підрядників і співробітників про те, як буде використовуватися і розкриватися будь-яка зібрана особиста інформація. Для досягнення цієї мети, цілі, для яких буде використовуватися інформація, якщо вони не є очевидними, будуть пояснені таким чином, щоб особа могла обґрунтовано зрозуміти, як буде використовуватися або розкриватися інформація. Як правило, згода на використання та розкриття особистої інформації запитується одночасно з її збором. Однак за певних обставин StratHR Solutions може визначити нову мету і запитати згоду на використання та розкриття особистої інформації після того, як вона була зібрана. Особа може відкликати згоду на використання особистої інформації в будь-який час, за умови дотримання будь-яких правових або договірних обмежень та отримання обґрунтованого повідомлення. StratHR Solutions проінформує особу про наслідки відкликання згоди та про те, як це зробити, якщо такі є. Винятки для збору, використання та розкриття інформації без згоди Особиста інформація може бути зібрана без відома або згоди особи, якщо:

- Збір даних явно здійснюється в інтересах особи, а її згода не може бути отримана вчасно;

- Є підстави очікувати, що збір даних з відома або згоди особи поставить під загрозу доступність або точність інформації, а також, що збір даних є обґрунтованим для цілей, пов'язаних з розслідуванням порушення угоди або порушення законів Канади або провінції;

- Інформація є загальнодоступною і передбачена нормативними актами.

Персональна інформація може бути використана без відома або згоди особи, якщо:

- У процесі своєї діяльності StratHR Solutions отримує інформацію, яка, на її думку, може бути корисною в розслідуванні порушення законодавства Канади, провінції або іноземної юрисдикції, яке було, є або може бути скоєно, і ця інформація використовується з метою розслідування такого порушення;

- Застосовується з метою реагування на надзвичайну ситуацію, яка загрожує життю, здоров'ю або безпеці особи;

- Вона використовується для статистичних або наукових досліджень, які не можуть бути досягнуті без використання інформації, інформація використовується таким чином, щоб забезпечити її конфіденційність, отримати згоду неможливо, і StratHR Solutions інформує Уповноваженого з питань конфіденційності про використання до того, як інформація буде використана;

- Вона є загальнодоступною і визначена нормативними документами;

- Вона була зібрана відповідно до пункту (а)(і) або (іі) вище.

Персональна інформація може бути розкрита без відома або згоди особи, якщо таке розкриття є необхідним:

- У провінції Квебек - адвокату або нотаріусу, у будь-якій іншій провінції - баристеру або юристу, який представляє організацію;

- З метою стягнення заборгованості фізичної особи перед StratHR Solutions Inc;

- Необхідно виконати повістку до суду або ордер, виданий судом, особою або органом, що має юрисдикцію примусити надати інформацію, або виконати правила суду, що стосуються надання записів;

- Зроблений державній установі або частині державної установи чи слідчому органу, який подав запит на інформацію та визначив свої законні повноваження на отримання інформації.

- Зроблено особі, яка потребує інформації у зв'язку з надзвичайною ситуацією, що загрожує життю, здоров'ю або безпеці особи, і, якщо особа, про яку йдеться, жива, організація невідкладно інформує цю особу в письмовій формі про розкриття інформації;

- інформації, яка є загальнодоступною та визначена нормативно-правовими актами;

- Зроблено слідчим органом, і розкриття є обґрунтованим для цілей, пов'язаних з розслідуванням порушення угоди або порушенням законів Канади або провінції;

Або - вимагається законом.

4. Обмеження збору особистої інформації: StratHR Solutions збирає тільки ту кількість і тип особистої інформації, яка необхідна для визначених цілей. Персональна інформація збирається чесними та законними способами. Хоча StratHR Solutions збирає особисту інформацію в першу чергу від клієнтів, кандидатів, підрядників і співробітників, вона також може збирати особисту інформацію з інших джерел, таких як кредитні бюро або інші треті сторони, які стверджують, що вони мають право розкривати інформацію.

5. Обмеження використання, розкриття та зберігання особистої інформації: Персональна інформація, яку збирає StratHR Solutions, використовується або розкривається тільки для цілей, зазначених вище або для яких вона була зібрана, за винятком випадків, коли особа дає згоду або коли це вимагається законом. StratHR Solutions може розкривати особисту інформацію без згоди, якщо цього вимагає закон, наприклад, повістки до суду, ордери на обшук, інші судові та урядові розпорядження або вимоги інших сторін, які мають законне право на особисту інформацію, або для захисту безпеки і цілісності своєї мережі або системи. За таких обставин інтереси особи захищаються шляхом забезпечення того, щоб: накази або вимоги відповідали законам, відповідно до яких вони були видані; і щоб StratHR Solutions розкривала тільки ту особисту інформацію, яка вимагається за законом, і нічого більше. Клієнт, кандидат, підрядник або співробітник може бути повідомлений про те, що було отримано наказ, який вимагає розкриття інформації, якщо це дозволяє закон. StratHR Solutions може розкривати Інформацію

- Будь-яка особа, яка, на її обґрунтоване судження, шукає Інформацію як агент відповідного замовника, клієнта або працівника;

- Особа, яка прямо чи опосередковано бере участь у постачанні продукту або послуги покупцю, клієнту або співробітнику, включаючи, без обмежень, наших агентів з продажу та маркетингу, нашу адміністративну команду з друку та розсилки рахунків-фактур, наших співробітників, які надають пільги та пенсійні послуги, і за умови, що така особа зобов'язана зберігати конфіденційність Інформації;

- Особа, найнята StratHR Solutions для збору сум, які їй винні, або для забезпечення дотримання прав StratHR Solutions відповідно до її умов та положень, якщо Інформація необхідна і повинна використовуватися тільки для цієї мети, і ця особа зобов'язана зберігати конфіденційність такої Інформації. StratHR Solutions може ділитися Інформацією з потенційними діловими підрядниками або потенційними інвесторами StratHR Inc. StratHR Solutions може надавати Інформацію, включаючи інформацію про клієнтів, в якості забезпечення інвестицій в StratHR Solutions Inc. StratHR Solutions може надавати інформацію, включаючи інформацію про клієнтів, третім особам, які купують активи у StratHR Solutions, якщо така інформація має відношення до активів, що продаються. Доступ до особистої інформації клієнтів, кандидатів, підрядників і співробітників надається тільки співробітникам, які мають службову необхідність або чиї обов'язки цього вимагають. StratHR Solutions зберігатиме особисту інформацію лише доти, доки це необхідно для виконання визначених цілей. Залежно від обставин, особиста інформація, яка використовується для прийняття рішення щодо клієнта, кандидата, підрядника або працівника, зберігається достатньо довго, щоб дозволити клієнту або працівнику отримати доступ до інформації після прийняття рішення. StratHR Solutions встановила обґрунтовані правила та процедури зберігання інформації та записів, і будь-яка особиста інформація, яка більше не потрібна для визначених цілей або для виконання вимог законодавства, буде знищена, стерта або анонімізована протягом розумного періоду часу.

6. Забезпечення точності особистої інформації: StratHR Solutions докладатиме розумних зусиль для забезпечення того, щоб особиста інформація фізичних осіб була настільки точною, повною та актуальною, наскільки це необхідно для цілей, для яких вона буде використовуватися. Особиста інформація не буде оновлюватися без згоди особи і буде оновлюватися тільки в тому випадку, якщо це необхідно для подальшого використання особистої інформації. StratHR Solutions докладатиме розумних зусиль для отримання інформації від фізичних осіб з метою оновлення наявної інформації, якщо це необхідно для виконання цілей, для яких ця інформація була зібрана. Після отримання інформації від особи про те, що особиста інформація, яку зберігає StratHR Solutions про неї, є неточною, StratHR Solutions оновить інформацію в найкоротші терміни.

7. Захист особистої інформації: StratHR Solutions захищає особисту інформацію за допомогою засобів захисту, що відповідають чутливості інформації. StratHR Solutions впровадила відповідні заходи для захисту особистої інформації від таких ризиків, як втрата або крадіжка, несанкціонований доступ, розкриття, копіювання, використання, зміна або знищення. Співробітники та підрядники StratHR Solutions поінформовані про необхідність збереження конфіденційності всієї особистої інформації. Методи захисту, які використовує StratHR Solutions, включають

- Фізичні заходи, наприклад, зачинені шафи та обмежений доступ до офісів;

- Організаційні заходи, наприклад, обмеження доступу на основі принципу "необхідності знати"; і

- Технологічні заходи, наприклад, використання паролів і шифрування.

7. StratHR Solutions гарантує, що її співробітники або підрядникиМи гарантуємо, що всі співробітники та підрядники, які контактують з персональними даними, пройшли навчання щодо належного захисту персональних даних та усвідомлюють важливість збереження конфіденційності персональних даних. Співробітники та підрядники зобов'язані дотримуватися цієї Політики конфіденційності.

8. Надання інформації про політику та процедури клієнтам, кандидатам, підрядникам та працівникам: Політика та практика StratHR Solutions щодо захисту персональних даних доступна для клієнтів, кандидатів, підрядників, працівників та широкої громадськості. Політика конфіденційності StratHR Solutions розміщена на веб-сайті StratHR Solutions та інформує осіб про те, яку особисту інформацію компанія збирає, для чого вона використовується та кому вона розкривається.

9. Надання доступу до особистої інформації: На вимогу клієнтів, кандидатів, підрядників або співробітників StratHR Solutions розкриває їм, яку особисту інформацію StratHR Solutions має про клієнта, кандидата, підрядника або співробітника, для чого вона використовується і кому вона була розкрита, а також надає їм розумний доступ до їхньої інформації. StratHR Solutions надасть список третіх осіб, яким могла бути розкрита особиста інформація, якщо немає можливості надати фактичний список. Неправильна або неповна інформація буде змінена, а змінена інформація передана третім особам, якщо це доречно. Будь-яка суперечка щодо внесення змін до файлу буде зафіксована, а деталі спірних даних будуть надані третім особам, якщо це доречно. Однак у певних ситуаціях StratHR Solutions може бути не в змозі надати кандидатам, підрядникам або співробітникам доступ до всієї особистої інформації, яку вона зберігає про клієнта, кандидата, підрядника або співробітника. Це може бути, наприклад, у випадку, коли надання інформації є невиправдано дорогим, інформація містить посилання на інших осіб, інформація не може бути розкрита з юридичних причин, з міркувань безпеки або комерційної таємниці, або на неї поширюється адвокатська таємниця чи судова привілегія. StratHR Solutions пояснить причини відмови в доступі в письмовій формі, а також засоби правового захисту, доступні клієнту, кандидату, підряднику або співробітнику. StratHR Solutions докладатиме розумних зусиль, щоб відповісти на запит особи про доступ до її персональної інформації не пізніше ніж через 30 днів після отримання письмового запиту, причому за мінімальну плату або безкоштовно. Особа буде поінформована про будь-які продовження терміну та про її право подати скаргу до Уповноваженого з питань конфіденційності. StratHR Solutions може не надавати доступ до особистої інформації особі, якщо це може призвести до розкриття особистої інформації про третю особу, за винятком випадків, коли

- Інформація про третю особу може бути відокремлена від запису, що містить інформацію про особу, і в цьому випадку вона буде відокремлена до надання доступу;

- Третя сторона дає згоду на доступ; або

- Особа потребує інформації, оскільки її життю, здоров'ю або безпеці загрожує небезпека.

Доступ до особистої інформації не буде надано, якщо:

a) інформація захищена адвокатською таємницею;

б) це призведе до розкриття конфіденційної комерційної інформації;

- Можна обґрунтовано очікувати, що це загрожуватиме життю або безпеці іншої особи; або

- Інформація була отримана в ході офіційного процесу врегулювання спору.

- Клієнт або замовник може отримати інформацію або отримати доступ до своїх персональних даних, звернувшись до представника StratHR Solutions в офісі StratHR Solutions Inc.

- Працівник може отримати інформацію або отримати доступ до своєї особистої справи, звернувшись до співробітника з питань конфіденційності StratHR Solutions.

10. Робота зі скаргами та питаннями: Клієнти, кандидати, підрядники або співробітники можуть оскаржити дотримання StratHR Solutions своєї Політики конфіденційності. StratHR Solutions впровадила внутрішню політику ескалації для вирішення питань, пов'язаних з отриманням, розслідуванням і відповідями на скарги і питання, що стосуються питань конфіденційності. На всі скарги та питання будуть надані своєчасні відповіді в залежності від обставин. Усі скарги будуть розслідуватися, і будуть вжиті відповідні заходи для виправлення недоліків у політиці та практиці. Клієнти, кандидати, підрядники або працівники мають право звернутися до Уповноваженого з питань конфіденційності у разі виникнення будь-яких суперечок. Будь-які скарги або занепокоєння щодо особистої інформації та цієї Політики конфіденційності можуть бути адресовані StratHR Solutions:

StratHR Solutions Inc.

Підрозділ #208-62 Hargrave street, Winnipeg, MB R3C 1N1

Телефон:  (204) 221-9757

ukUK